MY PEOPLEDOC : Le meilleur outil pour la gestion des ressources humaines

My peopledoc est une plateforme conçue dans le but de rendre les opérations RH moins complexes. Le département des ressources humaines fait partie des sections les plus critiques en entreprise. En effet, on y gère la ressource la plus précieuse : l’Homme. Avec cette solution, il devient facile de gérer les employés et leur donner plus d’autonomie tout en veillant à ce que l’équipe RH gagne en efficacité. Dans cet article, nous vous présentons donc My Peopledoc à travers son historique, son fonctionnement et les avantages qu’il pourra donner à votre entreprise.

Présentation de MY PEOPLEDOC

Il est important que vous connaissiez un minimum, l’histoire d’une telle solution et le principe suivant lequel elle a évolué toutes ces années.

Son histoire

L’histoire de My peopledoc commence en 2007 dans la prestigieuse université HEC (Hautes études de commerce) à Paris. À ce moment, elle portait le nom de Novapost. Au départ, les concepteurs voulaient proposer une plateforme pour la gestion numérique unifiée des fichiers numériques. Deux ans plus tard, ils ont commencé à développer une technologie cloud fournissant un assistant numérique pour la réalisation des différentes tâches RH. Ainsi, 2009 est la date de lancement de la marque. L’objectif était de :

• Gagner en temps et en efficacité
• Réduire les coûts
• Automatiser les processus
• Faire une proposition de service plus performant pour les employés

En 2014, l’entreprise émettrice, devenue plus grande, décide de s’étendre à l’international. En 2018, la solution est acquise par Ultimate Software pour un montant de 300 millions de dollars. Aujourd’hui, elle a déjà servi plus de 4 millions d’utilisateurs tous satisfaits.

Son principe

Le principe de My peopledoc est le suivant : éviter des placards pleins de fiches d’employés en ayant des dossiers en ligne ce qui facilite les tris et améliore la gestion des employés. Ce système a donc su mettre en pratique la digitalisation des tâches administratives au niveau de la direction des ressources humaines.

Fonctionnement et caractéristiques de MY PEOPLEDOC

Le meilleur moyen de décrire le fonctionnement d’une telle plateforme est de passer en revue ses différentes caractéristiques. Ci-dessous, se trouve une description détaillée de ses produits, services et solutions.

Les produits

On peut les diviser en deux sous-sections : Le Case management and knowledge Portal et l’Employee File Management.

Case management and knowledge Portal

Ici, il s’agit en gros de l’automatisation des processus et des analyses avancées.

• Avec l’automatisation des processus,

Vous pouvez dire adieu aux tâches manuelles en vous offrant une gestion automatisée. En effet, les équipes RH ont tout le cycle de vie du salarié à leur charge. On parle des promotions, des mutations, de l’on-boarding et bien plus encore. Sachant que toutes ces processus ne peuvent être pris en charge par la SIRH, l’automatisation apparaît comme la solution idéale.

Vous pouvez donc définir et automatiser la gestion de nombreux processus RH en quelques minutes. Il s’agit de rapidement gérer les congés maternité, les mutations, l’on-boarding, etc. Créez, gérez et assurez tout le suivi de la complétion d’un bloc de tâches qui sont affiliées à un processus RH. Avec My peopledoc, vous pouvez créer et mettre à jour les workflows en toute autonomie. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de ressources en plus ou de l’IT. De plus, vous avez la possibilité de personnaliser l’ensemble des processus en fonction de leurs caractéristiques. Cela permet une meilleure expérience d’utilisation de la plateforme. En quelques clics seulement, vous générez des formulaires conformes aux réglementations internes et légales. Les mettre à jour sera facile quand vous aurez besoin de le faire.

Avec My peopledoc, vos équipes RH deviennent plus agiles car elles possèdent des outils à la mesure de l’ampleur de leur mission. Elles peuvent ainsi assurer la gestion efficace de l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs depuis plusieurs systèmes RH.

• Concernant les analyses avancées,

Elles sont facilitées par des tableaux de bord 100% RH ce qui vous aide à redécouvrir votre organisation. My peopledoc vous permet de confronter vos intuitions à la réalité présentée par les statistiques RH à travers le service Advanced Analytics. Vous saurez combien de temps il faut pour faire signer un contrat à un salarié ou quelles sont leurs requêtes les plus récurrentes. Ainsi, vous pourrez déceler les goulots qui étranglent votre entreprise. Avec les tableaux de bords, observez et surveillez vos indicateurs clés de performance (KPI) et vos SLA. Vous obtenez une vision précise et complète du nombre de requêtes entrantes, du temps de réponse et même du taux de satisfaction. La qualité de service délivrée à vos collaborateurs peut être surveillée dans une logique d’amélioration continue. Ces tableaux de bords sont personnalisables et peuvent donc être mis à l’image de votre entreprise.

Employee File Management

On parle ici du coffre-fort numérique RH offert aux collaborateurs et de l’analyse avancée. Par contre, cette analyse est identique à celle présentée plus haut et donc, nous n’en parlerons plus.

Concernant l’e-coffre-fort de My peopledoc, il permet aux salariés de recevoir tous leurs documents RH au même endroit. À la fin de chaque mois, il faut envoyer des bulletins de paie et certains documents RH aux salariés. Ainsi, apparaissent les tâches chronophages, la perte de documents, les coûts d’impression et d’affranchissement. Ici, My peopledoc vous permet de distribuer ces documents en quelques clics et de manière sécurisée. En effet, la plateforme est collaborative et connectée à tous vos systèmes d’information, permettant ainsi de gagner en productivité. Tous ces documents peuvent être archivés pendant 50 ans et 10 Go d’espace personnel de stockage sont gratuitement attribués. Vous pouvez y accéder partout, à tout moment et à travers tous les terminaux.

Les services

Les services offerts par My peopledoc sont nombreux. Nous commencerons donc par présenter :

L’implémentation

Ici, la plateforme vous fait profiter d’un déploiement rapide et précis de la solution à travers une méthodologie rigoureuse et une expérience solide. En effet, l’équipe de My peopledoc collabore avec votre entreprise du lancement à la mise en production. Ceci se passe en 05 étapes :

1. Le lancement qui passe par :

• La définition du périmètre de projet
• La définition de la gouvernance
• Le choix du calendrier prévisionnel

2. La conception, où on trouve :

• Le recueil des besoins
• L’organisation d’ateliers techniques et fonctionnels
• L’élaboration des workflows et process
• La validation des spécifications techniques
• Le maquettage

3. La configuration et l’intégration à travers :

• Le paramétrage de la plateforme test
• L’interfaçage SIRH
• La migration des données

4. La recette

Il s’agit de la recette unitaire et de la recette fonctionnelle client.

5. La mise en production avec :

• Une bascule sur la plateforme de production
• Une reprise des données
• La Go-live et la passation au customer services
• La période d’hyperCare

L’équipe de My peopledoc échange avec votre entreprise pour définir vos besoins et ainsi optimiser la mise en œuvre de votre projet.

La formation

Il s’agit de maximiser le taux d’adoption du service ainsi que la satisfaction des utilisateurs. My peopledoc vous permet donc de fournir le support qui aidera vos managers et administrateurs à maximiser le retour sur investissement. Cela leur permettra de totalement adhérer aux solutions proposées par le système. Un catalogue de cours et des outils d’apprentissage sont conçus pour rendre votre organisation efficace. À chaque moment, vous trouverez la formation adaptée et au bon format. Les équipes de My peopledoc ont opté pour une approche « blended learning ». Celle-ci est adaptée au style d’apprentissage de vos apprenants, à leurs besoins business et à leur environnement. Les cours peuvent se faire en présentiel avec un formateur ou de manière virtuelle pour faire des économies sur les dépenses liées au déplacement. Ils incluent tous des exercices en live.

Le customer Success Services

On le divise en Prime Services et en Services Select.

Le prime Service est un accompagnement adapté aux différents besoins de votre organisation. Il est offert aux clients qui veulent aller plus loin dans leur transformation digitale ou gagner en efficacité opérationnelle. Dans cette offre, on retrouve le Customer Success Manager qui dédié en permanence, un accès exclusif à des experts et des ressources techniques supplémentaires. Le customer Success Manager est assigné sur un temps relativement long. Sa mission est la suivante

• Faire une expertise technico-fonctionnelle des solutions My peopledoc
• Partager des connaissances RH et des clients afin de garantir le ROI de votre projet

Le Services Select consiste en une assistance rapide et personnalisée. En effet, My peopledoc travaille avec vous d’une manière proactive et s’assure que vous tiriez le meilleur parti de ses produits. En travaillant avec vous main dans la main, ses équipes obtiennent une compréhension approfondie de vos processus. Cela leur permet d’identifier vos défis et d’anticiper votre croissance. Leurs bureaux sont disponibles partout en Europe et aux USA ce qui leur permet de vous assister dans les meilleurs délais.

Les conseils sur la conformité de votre entreprise

Ici, il s’agit du service en ligne qui garantit votre conformité réglementaire et réduit les risques liés à la confidentialité de vos données personnelles. Il passe par des ressources documentaires en ligne alimentées par un réseau d’avocats locaux spécialisés. Celles-ci offrent les informations essentielles au maintien de la pleine conformité réglementaire. Une newsletter ainsi qu’une complianceWatch vous alertent sur les évolutions légales et réglementaires relatives à ces sujets.

Les solutions

Elles consistent essentiellement à rendre vos nouveaux collaborateurs opérationnels. L’onboarding est un processus important en matière de recrutement. De ce fait, il nécessite le traitement d’un volume important de documents et une bonne coordination entre les managers et les services. My peopledoc simplifie tous ces processus et permet de relier les nouvelles recrues aux bonnes informations ainsi qu’aux bonnes personnes. Les salariés disposent d’un portail dédié, accessible via tous les terminaux. Ce dernier leur permet de :

• Voir les messages d’accueil
• Accéder aux informations pertinentes relatives à leurs postes
• Effectuer toutes les formalités administratives en ligne
• Accéder à une base de connaissance dotée d’un puissant moteur de recherche
• Communiquer directement avec les RH

Pourquoi choisir MY PEOPLEDOC ?

Vous vous demandez sûrement quels sont les avantages dont vous pouvez profiter en choisissant un tel logiciel pour votre entreprise. Sans trop tarder, nous vous les présentons ci-dessous :

Un logiciel spécialement conçu pour les RH

En effet, l’essence même de My peopledoc est d’innover dans le but de transformer la fonction RH. À cet effet, les équipes qui se chargent de la mise en œuvre et du support client comprennent et parlent le langage RH. De cette manière, ils peuvent mesurer les enjeux de la profession.

Il est rapide

La mission principale du système est de faciliter le quotidien de l’entreprise en accélérant la transformation digitale RH. Ainsi, vous pouvez vous offrir une longueur d’avance sur vos concurrents. Rapide à mettre en œuvre, My peopledoc s’adapte facilement à vos activités malgré le fait qu’elles soient en constante évolution.

Il est sécurisé

On sait à quel point de nombreuses entreprises ont des réserves lorsqu’il s’agit de faire migrer leurs activités vers le cloud. Cette réticence est justifiée, vu le caractère sensible des informations notamment celles des RH. Avec My peopledoc, la sécurité de vos données est mise au premier plan.

Il est connecté

Combien de plateformes de digitalisation au monde, qui soient plug-and-play et dédiées aux RH connaissez-vous ? Actuellement, ce logiciel est le seul qui fournit un tel niveau de service. En effet, il se connecte de manière instantanée à tous vos systèmes RH existants offrant ainsi des services innovants à vos employés. En gros, vous profitez :

• D’une connexion immédiate aux différentes solutions existantes
• D’une plateforme de digitalisation complète dans le cloud
• De la possibilité d’aller plus loin via les intégrations avancées
• D’un accès total à vos applications avec un seul login

En définitive, My peopledoc est la solution la mieux adaptée aux entreprises qui veulent rapidement évoluer. À ce niveau de l’article, vous savez concrètement tout ce dont vous pourriez bénéficier en choisissant un tel logiciel. Pour le fonctionnement optimal de votre DRH, nous vous le recommandons fortement. Votre entreprise pourra se libérer de toute contrainte administrative et se concentrer sur des tâches d’égales importance ou plus.